Как эффективно подготовиться к первой встрече с клиентом и продуктивно ее провести?

Первая встреча с клиентом - это, пожалуй., предложение ему руки и сердца. За исключением того, что в конце встречи клиент должен ответить согласием всей вашей компании и вашему продукту.

Подготовку к встрече нужно начать со сбора всех существенных данных об участнике встречи, а именно, данные, касающиеся сферы деятельности компании - клиента. Вас интересуют новости, тенденции за последний год, прогнозы
. Изучите структуру компании, фио ответственных лиц (директора, начальников отделов), новости компании, ассортимент продукции/услуг, доступные для общего рассмотрения прайс-листы.

Место встречи.

Его вы в ходе телефонного звонка определяете. В случае если решено провести встречу в офисе компании - клиента, действовать придется по обстоятельствам. В случае если же место встречи определяете вы - это большая удача и большая сложность одновременно. С одной стороны, на своей территории вы будете ощущать себя хозяином положения, что безусловно придаст вам уверенности, зато с другой стороны - неправильно выбранное место может помешать вам продуктивно провести встречу.

Таким образом, если же ваш офис пока не выглядит настолько презентабельно, насколько вам хотелось бы или клиент настаивает на нейтральной территории, то подберите для встречи тихую кофейню или специально снимите для переговоров комнату/конференц-зал в отеле или бизнес-центре. Место и его статус должны соответствовать "Весу" клиента и располагаться так, чтобы его можно было без труда найти. Убедитесь, что в выбранное вами время в нужном вам месте не слишком людно и не слишком шумно. Вряд ли клиенту понравится перекрикиваться с вами макдональдсе.

Избегайте назначать встречу в обеденное время в ресторанах, барах или кафе (особенно в кафе быстрого питания. Сложно придумать более несовместимые вещи, чем еда и деловое общение, особенно если вы с партнером видитесь впервые в жизни. На встрече вам придется постоянно отвлекаться, чтобы прожевать пищу, или наоборот вещать без остановки в то время как партнер будет увлеченно жевать стейк.

Ресурсы.

1. визитки. Таким образом, если у вас нет визиток - самое время их напечатать. Визитка должна лаконично отражать информацию о вас: фио, должность, наименование компании, адрес, телефон, по которому вас можно найти (рабочий, мобильный, факс), личную электронную почту, а также адрес вашего офиса. Выбирая дизайн визитки, помните, что лучше меньше да лучше. Все слова на визитке должны легко читаться, бумага - быть приятной на ощупь, цвет - не резать глаз. Всегда берите визитки с запасом, так как не известно, придет клиент на встречу один или с деловыми партнерами.
2. деловой блокнот/ежедневник несколько ручек. Вы же не хотите записывать информацию на салфетке, нет?
3. рекламные проспекты вашей компании. Кто знает, а вдруг клиент попросит что-нибудь почитать о компании и ваших товарах/услугах.
4. чистая бумага на случай, если нужно будет записать какую-то информацию для клиента или если тот забудет свой ежедневник на работе. Ну в самом деле не будете же вы выдирать из своего блокнота листы!
5. чистые договора, анкеты, бланки заявок на тот случай, если вы сразу решите "Оформить Отношения".

Ваш внешний вид.

Таким образом, если есть возможность подсмотреть как одевается ваш клиент, то можно одеться в похожем с ним стиле. Только в том случае, если почерпнуть информацию не откуда, то доверьтесь старой доброй деловой классике. Рубашку можно заменить на водолазку, тонкий свитер. Вместо брюк подойдут классические темные джинсы с пиджаком и рубашкой. Главное: ничего сверхмодного, ультракороткого, шокирующего и вызывающего.
Вам должно быть комфортно в том, во что вы одеты. Будет глупо, если вы заставите себя надеть костюм и галстук, и всю встречу будете ерзать на стуле от того, что вам что-то где-то жмет и давит. Вся одежда должна хорошо сидеть, выглядеть аккуратно и чисто! Особое внимание на обувь и руки. Обувь - вычищена до блеска, руки аккуратно обработаны. Прическа - любая соответствующая случаю. Женщинам стоит выбирать неброский макияж и невысокий каблук. Помните аксессуары, если они есть, должны быть фирменными или их не должно быть вообще.

Как вести себя на встрече, что делать и что говорить?

Здороваемся и представляемся. Ошибку здесь сделать крайне сложно. Выбираете любую вежливую форму приветствия и обязательно называете партнера по имени и отчеству. Обязательно назовите себя: свое имя (имя или имя и отчество), вашу должность и компанию из которой вы пришли. Обмен именами - это мостик, который теперь связывает вас с клиентом. В том случае, если партнер протягивает вам руку для рукопожатия, обязательно пожмите ее. Никогда не тяните руку первым, эта инициатива должна исходить от хозяина кабинета. Постарайтесь, чтобы ваше приветствие звучало максимально уверенно и в то же время спокойно.

Обмениваемся визитками. В случае если партнер пришел на встречу не один, то обязательно мы даем свою визитку каждому из присутствующих, даже если они не представляет для вас существенного интереса. По нормам этикета визитка из рук в руки передается.

Садимся за стол. В том случае, если вы в кабинете клиента и тот не торопиться вас усаживать, спросите, куда вам можно присесть. Портфель при этом положите на соседний стул, на пол рядом со своим стулом или на стол.

Начало разговора - о нейтральном. Слишком резкий переход к делу отдаляет вас от собеседника, создает лишнее напряжение. Ни в коем случае не стоит начинать Smalltalk, с разговоров о политике, религии, поле, возрасте или спортивных предпочтениях. Хорошо, если вы начнете разговор с искреннего комплимента клиенту или его компании, а затем зададите какой-то нейтральный вопрос. Например, "Иван Иванович, мне порекомендовали вас, как настоящего эксперта в области финансовой аналитики. Как вы считаете ждет ли нас падение курса валюты в ближайшее время? Плавно переходим к основной части встречи. Пришло время познакомиться с клиентом поближе, попросить его рассказать о компании и о насущном. В ходе этого этапа вы задаете вопросы, клиент отвечает, а вы кратко комментируете и задаете следующий вопрос. Всегда начинайте с ситуационных вопросов, которые помогут получше выяснить, что происходит в бизнесе клиента на данный момент. Спустя несколько ситуационных вопросов, попробуйте задать проблемный вопрос. Его цель - сформулировать проблему, которая уже назрела у клиента или только может появиться в перспективе. Теперь надо узнать как будет действовать клиент в случае появления такой проблемы (действенные вопросы) и как он видит дальнейшее ее развитие (прогностические вопросы. Когда клиент расскажет, как бы он действовал в представленной ситуации, задайте ему ценностный вопрос, то есть как он оценивает затраты по решению проблемы и можно ли их как-то уменьшить.

Завершением такого разговора должен стать последний вопрос - информационный, иначе говоря, хотел бы клиент получить информацию относительно того, как вы и ваша компания могли бы решить поставленную проблему.
Получив в результате утвердительный ответ, вы можете перейти к озвучивания коммерческого предложения, описанию имеющихся у вас услуг или товаров и т. д. главное - не перегружайте клиента информацией.
В завершение встречи поблагодарите за уделенное вам время, подтвердите новые договоренности (о следующей встрече, звонке и т. д. ) и попрощайтесь.

Выйдя из офиса клиента обязательно запишите все важные моменты встречи, достигнутые договоренности. Сделать это нужно непременно сразу, иначе уже через час информация сотрется из памяти. Все, теперь выдохните - первая встреча позади. Будем надеяться, она принесет вам желаемый результат!